Jak prowadzić biznes w czasach koronawirusa?

Lista narzędzi, które umożliwią prowadzenie biznesu w czasach kwarantanny – bez konieczności kontaktów osobistych i wychodzenia z domu.

Tytuł tego artykułu wydaje się prowokacyjny, ale temat jest jak najbardziej poważny.  Inwazja koronawirusa w Europie spowodowała duże obawy o skutki ekonomiczne możliwej pandemii i wpływ na gospodarki krajów wspólnoty UE. Wydaje się pewne, że ograniczenia związane z ograniczeniem imprez masowych – nie tylko sportowych, ale również biznesowych, a także ograniczenia związane z podróżowaniem wpłyną na dynamikę rozwoju przedsiębiorstw. Mniej wydarzeń to mniej spotkań biznesowych, a mniej spotkań to mniej transakcji wynikających z zawartych umów.

Czy czeka nas kryzys gospodarczy? 

Jak pisze redakcja tvn24.biz*  straty związane z koronawirusem w odniesieniu do gospodarki świata szacuje się na miliardy dolarów tygodniowo. Istnieją obawy, że strat tych ze względu na przerwanie łańcuchów dostaw nie będzie można odrobić w tym kwartale. Natomiast w przypadku Polski podejrzewa się, że straty mogą być znacznie mniejsze w porównaniu z np. Niemcami, gdyż nasza gospodarka nie opiera się aż w takim stopniu o współpracę z Chinami. Mimo, że wartości wydają się niewielkie bo szacuje się, że nastąpi zmniejszenie obrotu o około 0,1-0,2 pkt. proc. to wartość ta przekłada się na realne wartości pieniężne oraz problemy w prowadzeniu biznesów opartych o produkty z krajów Azjatyckich. W samym tylko 2019 roku Polska kupiła z Chin towary o wartości 125 miliardów złotych. 

Jakie grożą nam ograniczenia w przypadku ogłoszenia pandemii? 

O tym czy i kiedy koronawirus COVID-19 zostanie uznany za pandemię jeszcze nie wiemy. Natomiast pewne jest, że skutki będą olbrzymie i wpłyną zarówno na nasze życie codzienne jak i gospodarkę. 

Do największych problemów będą należały ograniczenia związane z transportem (wyjazdy do różnych krajów oraz powrót do ojczyzny), ograniczenia w spotkaniach towarzyskich (zamknięte lokale, kwarantanny), problemy z zapewnieniem żywności, organizacja i uczestnictwo w różnego typu wydarzeniach masowych, problemy logistyczne wewnątrz kraju. Należy być przygotowanym, że może zabraknąć maseczek oraz środków medycznych dla wszystkich potrzebujących.

Patrząc na powyższą listę pod względem biznesowym największym problemem staje się kwestia ograniczeń w kontaktach osobistych. Zamknięte stadiony, hale, sale konferencyjne – to już się dzieje i wywiera wpłw na kurczące się PKB. 

Ja jednak staram się patrzeć na te kwestie jak na pewnego rodzaju okazję do zmiany perspektywy. Jestem osobą pracującą od 5 lat zdalnie ze stałym zespołem specjalistów rozsianym po różnych zakątkach świata. Pracując z różnych miejsc świata potrzebowałem narzędzi, które umożliwią mi zarządzanie firmą i jej sprawami online, bez konieczności wycieczek do urzędów, generowania dokumentów i stania w kolejkach. Dla mnie ograniczenia związane z potencjalną epidemią nie są tak niepokojące jak dla osób pracujących w bardziej tradycyjnej formie, z nastawieniem na kontakt osobisty. 

Postanowiłem więc podzielić się listą narzędzi wspierających kluczowe elementy w prowadzeniu biznesu (prawo, administracja, finanse, księgowość): komunikacja z urzędami, zmiany rejestrowe, umowy, faktury, rachunki, podatki. 

Znakomitą większość zadań z tych obszarów można dzisiaj załatwić online. Być może warto przygotować i skonfigurować te narzędzia wcześniej, nie czekając do ostatniej chwili.

Założenie działalności gospodarczej, zmiany w informacjach o prowadzonej działalności

Na stronie cedig.gov.pl założysz działalność gospodarczą a także zaktualizujesz zdalnie wszystkie najważniejsze informacje dotyczące firmy. Wystarczy mieć profil zaufany ( ePUAP) lub kwalifikowany podpis elektroniczny (nie jest konieczny, ale może pomóc przy zatwierdzaniu niektórych wniosków). Dodatkowo firmę można założyć za pośrednictwem bankowości elektronicznej (np. w PKO BP i mBanku).

Komunikacja z urzędem skarbowym i KRS

Zobacz stronę biznes.gov.pl – tam możesz wykonać wiele czynności związanych z prowadzoną działalnością takich zmiana danych rejestrowych, wniosek o zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami, wypełnienie zaświadczenia potwierdzającego status podatnika VAT, zawiadomienia o wyznaczeniu IOD, uzyskanie nr NIP i REGON dla spółki. Możesz – a wręcz musisz – złożyć również sprawozdania finansowe online.

Chcesz się dowiedzieć czegoś więcej o kliencie?

Istnieje wiele firm świadczących usługi związane z pozyskiwaniem informacji o sytuacji finansowej potencjalnego klienta: np. Polska Wywiadownia Gospodarcza, Biuro Informacji Kredytowej, Bisnode. Nie trzeba więc pozyskiwać takich informacji na własną rękę (np. poprzez odpisy z wydziałów KRS Sądów Rejonowych.)

Podpisywanie umów online

Tutaj serdecznie zachęcam Cię do skorzystania z Umownika. Dzięki czemu zaoszczędzisz nie tylko czas i pieniądze, ale też być może i zdrowie 🙂
Z Umownikiem możesz w szybki sposób stworzyć umowę, następnie ją wysłać do kontrahenta podpisać i … już. Nie ma haczyków i wątpliwości prawnych. Jeśli natomiast potrzebujesz negocjować warunki umowy to również możesz wykonać z wykorzystaniem aplikacji (koniec z kolejkami na poczcie). Co ważne zarówno unijne, jak i polskie prawo pozwala na zawieranie umów online.

Chcesz się przekonać, że warto skorzystać z Umownika?

Załóż konto i wprowadź kod, dzięki któremu przez 30 dni będziesz mógł zawrzeć nielimitowaną liczbę umów o własnej treści. Przekonaj się, jak to działa. Dla każdego nowego użytkownika z Twojego polecenia oferujemy również 30 dni gratis
Kod: PROMO_MARZEC
Jak skorzystać z kodu?

Po zalogowaniu się w systemie wybierz z listy rozwijanej znajdującej się w prawym górnym rogu pod imieniem i nazwiskiem “Aktywuj kupon”. Po wybraniu tej opcji pojawi się okienko modalne, w które należy wpisać kod promocyjny i zatwierdzić. Następnie należy wybrać wzór “Własna umowa dla firm”, określić w nim strony umowy i wkleić swoją treść umowy.
Tak więc zamiast drukować umowę i iść z nią na pocztę wystarczy ją skopiować, wkleić do umownika i wysłać do kontrahenta. Zaoszczędzisz dzięki temu mnóstwo czasu, pieniędzy i stresów 🙂

Wystawianie faktur i rachunków

Już od wielu lat – na całe szczęście – nie wymagają formy papierowej i można wysyłać je elektronicznie. Jeżeli korzystasz z Umownika – możesz tworzyć faktury i rachunki automatycznie, na podstawie danych z zawartej umowy. 

Najczęściej jednak przedsiębiorcy stosują narzędzia dedykowane prowadzeniu księgowości online. Infakt, fakturownia, iFirma – to polskie narzędzia, na które warto zwrócić uwagę.

Sprawy osobiste, komunikacja z urzędami

Na stronie obywatel.gov.pl znajdziesz wiele usług elektronicznych takich jak zmiana dowodu osobistego, sprawdzenie liczby punktów karnych, zgłoszenie narodzin dziecka, wniosek 500+, wnioski o dofinansowanie i ponad 500 innych. Wystarczy posiadać aktywny i zweryfikowany Profil Zaufany, który można założyć na przykład wykorzystując konto bankowe. 

Prowadzenie spotkań online?

Oczywiście spotkania online nigdy nie zastąpią spotkań osobistych, jednak w obecnej sytuacji mogą okazać się bezpieczniejsze… Możesz skorzystać z wielu darmowych narzędzi takich jak Skype, Google Hangouts, Zoom, Clickmeeting. Oferta jest szeroka, a konfiguracja bardzo prosta. Często do połączenia nie jest konieczne pobranie aplikacji, wystarczy link i przeglądarka internetowa.

Aktualna sytuacja z koronawirusem to dobry powód do tego, by zainteresować się tymi narzędziami, przetestować i nauczyć się ich obsługi wcześniej, niż na ostatnią chwilę. 

Możliwość załatwiania spraw urzędowych przez internet staje się coraz bardziej popularna, a dodatkowe argumenty związane z ochroną zdrowia mogą stać się przekonujące dla każdego, kto był do tej pory sceptyczny w wykorzystaniu technologii. 

Chcesz wiedzieć więcej o nowoczesnych formach stosowania prawa?

Pobierz broszurę z informacją o organizowanych przeze mnie w ramach współpracy z LawBiz Technology szkoleniach „Nowoczesne formy stosowania prawa”.

 

* https://tvn24bis.pl/z-kraju,74/koronawirus-wplyw-na-polska-gospodarke,1004725.html

 

%d bloggers like this: