Z jakich aplikacji korzystam w codziennej pracy i zarządzaniu biznesem?

Wbrew pozorom – nie ma tego dużo. Kluczem jest znalezienie takich narzędzi, które nie tylko będą komunikowały się ze sobą, sprawnie działały na naszych urządzeniach (krótki czas od uruchomienia i wprowadzania danych) ale przede wszystkim bedą odpowiadały naszemu stylowi pracy.

Dla mnie kluczowym aspektem jest mobilność i elastyczność aplikacji – te same rzeczy, które mogę wykonać na komputerze, chcę również wykonywać na smartphonie i płynnie przełączać się między urządzeniami. Dzięki temu 80% mojej pracy mogę wykonywać zdalnie, z dowolnego urządzenia z Androidem lub iOS.

Przedstawiam listę narzędzi, które sam wykorzystuje w zarządaniu swoimi sprawami.

1. Notowanie i zbieranie informacji – Evernote

Evernote to darmowe i uniwersalne narzędzie, które umożli Tobie zarówno notowanie, dodawanie skanów, zdjęć, notatek głosowych, notatek odręcznych, a także artykułów bezpośrednio z przeglądarki internetowej dzięki dodatkowi Evernote Web Clipper.

Aplikacja posiada swoje wersje na Androida, iOS a także komputery z systemem Windows. Działa zarówno online, jak i offline. Pozwala na błyskawiczną synchronizację notatek pomiędzy urządzeniami.

2. Zarządzanie czasem i zadaniami – kalendarz Google

Z pewnością sam testowałeś narzędzia typu Nozbe, Wunderlist, Todoist, które pomagają uporzadkować bieżące zadania. Wszystkie te aplikacje działają w bardzo podobny sposób – tworzysz listy zadań, przypisujesz je do tagów lub projektów, ustawiasz przypomnienia i powiadomienia. Wszystko działa super, ale nie uwzględnia jednej istotnej rzeczy: czynnika ludzkiego… 🙂 Zadania, których nie osadzimy sobie w czasie, mają tendencję do bycia przekładanymi.

Dlaczego? Myślę, że każdy ma swoją odpowiedź na to pytanie… Zadania dużo lepiej umieszczać kalendarzu, z przypisaną konkretną datą i godziną wykonania. Wprowadziłem tę technikę ponad rok temu, porzuciłem tradycyjne listy zadan i zaobserwowałem… wzrost produktywności.

O tym, jak z kalendarza Google stworzyć swoją listę zadań piszą na productivityist: https://productivityist.com/google-calendar-breakfast/ lub opowiadają na poniższym wideo:

 

3. Poczta e-mail – GMAIL lub INBOX by Gmail

Zarządzajac ośmioma skrzynkami e-mail i odbierając ponad 80 maili dziennie, musiałem znaleźć narzędzie, które pomoże oddzielić „ziarno od plew”. Rozważałem wykorzystanie Outlook 365, Thunderbird, Gmail oraz Inbox. Aplikacje autorstwa Google są lekkie, intuicyjne i bardzo stabilne. Wielkim atutem poczty Google jest automatycznie dzielenie korespondencji na 4 foldery (Główne, Oferty, Powiadomienia, Fora) oraz łatwe oznaczanie spamu i rezygowanie z subskrybcji newsletterów. Działa to dużo sprawniej niż w innych skrzynkach.

Gmail ma oczywiście swoje wady, nie jest tak profesjonalny jak Outlook i ma ograniczone możliwości formatowania maili. Wygrywa jednak aplikacją mobilną, szybkością i intuicyjnością działania. I – wbrew powszechnemu mniemaniu – daje możliwość dostępu offline. 

Jeżeli bliska jest Ci idea zarządzania skrzynką e-mail metodą inbox zero (link do www.produktywnie.pl) zwróć swoją uwagę na mniej znane narzędzie od Google: INBOX, które w pełni wspiera ten sposób zarządzania skrzynką.

 

4. Generowanie, negocjowanie i zatwierdzanie umów – UMOWNIK

Na mojej subiektywnej liście nie mogło zabraknąć mojego Umownika. 🙂 Aplikacja pozwala generować, negocjować i zatwierdzać umowy, bez konieczności ich podpisywania, co znacznie skraca czas potrzebny na prowadzenie formalności i administacji biznesu. Minimalizuje konieczność druku i wysyłania dokumentów w formie papierowej. Umowy, rachunki, oświadczenia woli są przechowywane w jednym miejscu, w cyfrowej formie. Księgowy jest zachwycony!

5. Przegląd prasy – FLIPBOARD

Bloger piszący o technologiach musi trzymać rękę na pulsie! Wybierając narzędzie do prasówki wybierałem pomiędzy Flipboard, Feedly a Pocket.

Zależało mi na aplikacji, która w jednym miejscu będzie agregować treści z social media, znanych mi portali informacyjnych, a także zaproponuje lekturę ze stron, o których istnieniu nie miałem pojęcia. Flipboard wspiera wszystkie funkcje, a dodatkowo przedstawia treści w bardzo atrakcyjnej wizualnie formie.

 

A o jakie aplikacje Ty rozszerzyłbyś tę listę? Czy są inne obszary, na które powinienem zwrócić uwagę? Daj znać w komentarzu.

A jeżeli interesuje Cię ta tematyka, bądź na bieżąco i zapisz się na newsletter: